一、会计档案管理制度
1、概述
会计档案管理制度是用于指导企业如何管理会计档案的规定。它既要满足会计的需要,也要满足政府行政管理部门的要求,有助于管理部门有效管理企业会计档案及运作,确保各项会计资料真实可靠,同时也有利于企业会计信息有效的使用。
2、管理的范围
企业的会计档案主要指企业涉及的经济活动资料,它们不仅是供会计核算使用的依据,同时也是供相关管理部门审核、统计和核查用的核心资料。涉及范围包括会计凭证、账簿、余额表、月报表、财务报表、结算表、银行存款记录、固定资产登记表、库存商品清单等。
3、制度要求
(1)档案完整性要求:会计档案要完整,不得遗漏或伪造,要求准确、严谨、规范;
(2)档案分类要求:企业会计档案实行按分类号分类存档,实施原则、分类号等整理要求;
(3)档案保存规定:企业会计档案要存放在安全性较好的地点,并加以防范和监控,确保其完整性;
(4)档案保管责任:在使用会计档案的单位要认真履行管理责任,记录、更正和销毁档案时要按照规定手续办理;
(5)档案安全要求:对企业会计档案记录的安全范围要严格控制,谨慎使用,将它们涉及的信息保密,并建立档案安全制度。
4、管理程序
(1)建立档案管理制度:企业要根据会计档案管理制度规定,建立会计档案管理制度,记录每一项经济活动档案;
(2)实行档案完整性:企业要确保每一份会计档案完整性,不准有涂改,破损和伪造等情形发生;
(3)落实档案管理责任:企业要将会计档案管理的责任明确标明,明确建立档案完整性责任制,确保档案的安全;
(4)不定期审核:企业要定期审查、检查和更新会计档案的整理归档,保证档案的真实可靠性;
(5)实行档案保管、查阅、复印和转移:企业要实行严格的档案保管制度,保管期限为十年以上,当政府相关部门要求提供会计档案时,应按规定予以提供;
(6)保证档案的安全性:企业要强化档案的安全性,档案管理人员应当认真负责,做到档案的安全性,及时补齐缺失档案。
五、完善机制
(1)加强管理人员素质提升:企业要加强管理人员素质提升,按照相关规定,培训会计档案管理人员;
一、会计档案管理制度
1. 会计档案管理制度定义
会计档案管理制度是对会计档案的管理细则,是企业经济活动信息的总称,包括财务档案、预算档案、决算档案、绩效考核档案、投资档案等档案内容。
2. 会计档案管理的内容
(1)财务档案:包括资产负债表、利润表、现金流量表等关于财务活动信息的档案;
(2)预算档案:包括企业工作预算、支出预算等有关于预算活动信息的档案;
(3)决算档案:包括企业的月度、季度、年度汇总决算报表等;
(4)绩效考核档案:包括绩效考核计划、遴选方案及其相关记录;
(5)投资档案:包括投资计划、各项股权投资项目的审计报告等。
3. 会计档案管理法律法规
(1)《管理会计档案条例》:明确规定会计档案管理范围,实施档案勘验及定期留存等考勤管理工作。
(2)《会计档案管理办法》:通过规定会计档案的建立、保存、使用、查阅、转移等工作,维护会计档案的完整性和保密性。
4.会计档案管理的要求
(1)建立与企业实际业务相符合的会计档案,确保档案内容完整、准确、有效;
(2)明确会计档案管理者,建立健全管理制度、管理程序,防止档案泄露、遗失,确保真实性、准确性、及时性;
(3)根据企业实际业务需要定期进行档案更新;
(4)会计档案应定期审核,及时发现存在的问题,及时进行作废更新及存档处理;
(5)会计档案要求有规范的存储设施和管理程序,同时要求其处于妥善保管状态。
5.会计档案管理制度措施
(1)完善档案管理制度:明确会计档案管理者,建立健全管理制度、管理程序,就维护档案信息的真实性、准确性、可靠性和安全性提出明确要求;
(2)实施档案访问管理:实行档案访问审查制度,落实档案查询权限的审批程序,并制定档案查看流程;
(3)建立档案保管体系:客观安排档案保管体系,建立档案定期清查制度,及时清理废弃档案;
(4)实施档案考勤:实施档案勘验及定期留存,进行档案定时考勤,确保档案安全性及可查询性;
(5)完善档案存储技术:针对特殊档案,配置专业存储介质,优化加密机技术;
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