本发明涉及数据数字化处理和归档
技术领域：
，具体涉及一种档案电子化智能管理系统及方法。
背景技术：
：随着电子信息化社会的不断发展，信息技术应用渗透到各行各业，许多领域业务活动正在逐步实现电子化、无纸化，电子文件覆盖面和产生速度非常惊人。但是目前的管理情况还是非常的不成熟：对电子文件管理的作用认识不足，管理目标不明确；电子文件只在物理载体上保存，没有保证真实、完整、可用的系统；存储格式、元数据不统一、不规范，电子文件形成、归档分段管理，电子文件全程管理不衔接；形式化单一，只侧重于信息管理，缺少对人力资源的管理。综上所述，现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理电子化智能处理的优势已日益突显，成为了社会发展的必然趋势。技术实现要素：为了克服现有技术存在的缺陷与不足，本发明提供一种档案电子化智能管理系统及方法，该管理系统更智能更自动，不仅为一些档案记录较多的管理部门提供便捷的档案管理服务，还提供了人事管理服务，在能够提高档案管理效率的同时也能有效地提高人事管理效率，节约管理成本，并且加入工作流和ocr图片识别自动处理技术，解决了档案管理流程混乱、档案陈旧破损、丢失，以及图片识别后的人工纠偏问题。为了达到上述目的，本发明采用以下技术方案：本发明提供一种档案电子化智能管理系统，包括：项目管理模块、员工管理模块、考勤管理模块、工作信息实时获取模块和监控分析模块；所述项目管理模块包括项目信息定义单元和项目信息管理单元；所述项目信息定义单元用于根据不同档案类型、不同归档方式、不同年限的档案进行不同的分类管理以及个性化著录字段定义，并且通过设置工作流程规定工作周期，并设定图片存储路径以及图片存储格式；所述项目信息管理单元用于对已定义的项目信息进行查询、修改、删除；所述员工管理模块用于对员工信息和员工权限进行设置；所述考勤管理模块用于获取打卡时间，并设置考勤规则进行计算；所述工作实时获取模块用于根据员工权限不同，员工获取的工作任务不同，按照设定的工作流程执行多种任务处理；所述监控分析模块用于对档案工作管理情况进行实时监控，汇总档案完成数据进行计算。作为优选的技术方案，所述项目信息定义单元包括项目字段定义子单元、案卷字段定义子单元、文件字段定义子单元、工作流程定义子单元、图片存储路径定义子单元和图片生成格式定义子单元；所述项目字段定义子单元、案卷字段定义子单元和文件字段定义子单元用于根据归档方式为项目、案卷或文件时，进行相应的字段定义；所述工作流程定义子单元用于设置档案记录规则，设置工作流程的首尾流程，并定义中间工作流程，将预设后的工作流程存储至数据库。作为优选的技术方案，所述员工管理模块包括员工信息查询单元、员工信息添加单元、员工信息修改单元、员工信息删除单元和员工权限设置单元，根据预设的工作流程设置员工的任务权限。作为优选的技术方案，所述考勤管理模块包括应打卡时间设置单元、实际打卡记录单元、考勤规则设定单元和考勤信息管理单元；所述实际打卡记录单元用于根据应打卡时间进行打卡时间记录，根据设定的考勤规则，自动计算出每个员工的考勤数据；所述考勤信息管理单元用于对已打卡记录的数据进行修改、删除。作为优选的技术方案，所述工作信息实时获取模块包括档案领取单元和归还记录单元，以及编码单元、拆分记录单元、著录单元、扫描处理单元、图片处理单元、挂接单元、质检单元或还原记录单元中的任意一种或者多种，多个工作任务并行时，采用缓冲池进行数据传输；所述档案领取单元用于生成档案领取交接单和档案领取确认单，获取相关的档案信息；所述归还记录单元用于记录档案归还是否完成；所述编码单元用于根据不同批次的档案，自动生成档案的批次号；所述拆分记录单元用于记录领取的档案的拆分结果，生成拆分后的加工流转单；所述著录单元用于根据不同类型的档案划分为项目著录、案卷著录、文件著录；所述扫描处理单元用于通过扫描仪将档案以图片方式存储到服务器，并进行偏移旋转、图片统一化命名初步处理；所述图片处理单元用于将扫描仪所扫描得到的图像，进行自动纠偏、旋转、裁剪、去除黑边后，以及ocr图片识别，将图片转换为文字，并将处理好的图片以pdf文件格式导出，若有错误，生成图片处理问题确认单；所述挂接单元用于将扫描后的图片和已著录的档案目录进行匹配挂接，所述挂接是根据扫描后的图片和输入的项目信息进行匹配，生成对应项目在服务器中的完整信息；所述质检单元用于对档案目录挂接和图片处理的质检，确认系统自动生成的档案目录与实际中的档案目录是否匹配，以及检查目录中的档案图片与实际档案是否匹配；所述还原记录单元用于记录对应批次的档案工作是否装订还原完成。作为优选的技术方案，所述监控分析模块包括项目监控单元、批次监控单元和岗位监控单元；所述项目监控单元包括项目进度计算子单元和项目错误率计算子单元；所述批次监控单元包括批次进度计算子单元、批次错误率计算子单元和批次效率计算子单元；所述岗位监控单元包括岗位进度计算子单元、岗位效率计算子单元和岗位错误率计算子单元。所述项目进度计算子单元用于计算各项目当前完成的档案占总档案数的比例，得到项目进度；所述项目错误率计算子单元用于计算项目各环节被退回档案页数占总页数的比例，得到项目错误率；所述批次进度计算子单元用于查看各项目档案加工各环节的详细进度；所述批次错误率计算子单元用于计算各批次环节被退回档案页数占总页数的比例，得到批次错误率；所述批次效率计算子单元用于计算日均加工效率；所述岗位进度计算子单元用于计算各岗位人员已完成档案页数占总页数的比例，得到岗位进度；所述岗位效率计算子单元用于计算各岗位人员档案加工效率；所述岗位错误率计算子单元用于计算各岗位人员被退回档案页数占相应岗位人员加工总页数的比例，得到岗位错误率。本发明还提供一种档案电子化智能管理方法，包括下述步骤：员工信息管理：设置员工信息和员工权限；项目信息预设：根据不同档案类型、不同归档方式、不同年限的档案进行不同的分类管理以及个性化著录字段定义；项目信息管理：对已定义的项目信息进行查询、修改、删除，并且通过设置工作流程规定工作周期，并设定图片存储路径以及图片存储格式；考勤管理：获取打卡时间，并设置考勤规则进行计算；执行工作任务：根据员工权限不同，员工获取的工作任务不同，按照设定的工作流程执行多种任务处理；监控分析：实时监控档案工作管理情况，汇总档案完成数据进行计算。作为优选的技术方案，所述项目信息预设具体包括项目字段定义、案卷字段定义、文件字段定义、工作流程定义、图片存储路径定义和图片生成格式定义；所述项目字段定义、案卷字段定义和文件字段定义根据归档方式为项目、案卷或文件时，进行相应的字段定义，当归档方式为项目时，设定项目著录字段定义、案卷著录字段定义、文件著录字段定义；归档方式为案卷时，设定案卷著录字段定义、文件著录字段定义；归档方式为文件时，设定文件著录字段定义；所述项目信息管理中的设置工作流程，包括设置档案记录规则和档案加工流程，设置档案加工流程的首尾流程，并定义中间档案加工流程，将预设后完整的工作流程存储至数据库，之后工作流程按照预先设置的流程执行。作为优选的技术方案，所述执行工作流程包括档案领取和归还记录步骤，以及编码、拆分记录、著录、扫描处理、图片处理、挂接、质检或还原记录步骤中的任意一种或者多种，各个工作流的档案状态采用多表连接查询进行统一查询、管理，通过选择的不同信息，自动检索数据库，将查询结果进行展示；档案领取：生成档案领取交接单、档案领取确认单，获取档案信息；档案领取与相应的项目匹配，若出现错误，则生成档案领取问题确认单，若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；编码：根据不同批次的档案，自动生成档案的批次号，若出现错误，则生成编码问题确认单，并退回至设定工作流程的上一任务环节，若没有错误，则生成相应的档案加工流转单，获得相应的档案信息后，执行设定工作流程的下一任务环节；拆分记录：记录领取的档案的拆分结果，生成拆分后的加工流转单，若有错误，生成拆分结果问题确认单，退回至设定工作流程的上一任务环节，若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；著录：根据不同类型的档案划分为项目著录、案卷著录、文件著录，若出现错误，生成著录问题确认单，退回设定工作流程的上一环节，若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；扫描处理：通过扫描仪将档案以图片方式存储到服务器，并进行偏移旋转、图片统一化命名初步处理，若出现错误，生成扫描问题确认单，退回设定工作流程的上一环节，如若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；图片处理：将扫描仪所扫描得到的图像，进行自动纠偏、旋转、裁剪、去除黑边后，进行ocr图片识别，将图片转换为文字，并将处理好的图片以pdf文件格式导出，若出现错误，生成图片处理问题确认单，退回设定工作流程的上一环节，若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；挂接：将扫描后的图片与已著录的档案目录进行匹配挂接，所述挂接根据扫描后的图片和输入的项目信息进行匹配，生成对应项目在服务器中的完整信息，若出现错误，生成挂接问题确认单，退回设定工作流程的上一环节，若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；质检：对档案目录挂接和图片处理的质检，质检用于确认系统自动生成的档案目录与实际中的档案目录是否匹配，以及检查目录中的档案图片与实际档案是否匹配，若出现错误，生成质检问题确认单，退回设定工作流程中的上一环节，如若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；还原记录：记录对应批次的档案工作是否装订还原完成，若已完成，将系统中档案的状态修改为已装订还原，若出现错误，生成还原结果问题确认单，退回本批档案所规定的工作流程中的上一环节，若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节。作为优选的技术方案，所述监控分析具体步骤包括：项目监控、批次监控和岗位监控步骤，项目监控：计算各项目当前完成的档案占总档案数的比例，得到项目进度；计算项目各环节被退回档案页数占总页数的比例，得到项目错误率；批次监控：查看各项目档案加工各环节的详细批次进度；计算各批次环节被退回档案页数占总页数的比例，得到批次错误率；计算日均加工批次效率；岗位监控：计算各岗位人员已完成档案页数占总页数的比例，得到岗位进度；计算各岗位人员档案加工效率；计算各岗位人员被退回档案页数占相应岗位人员加工总页数的比例，得到岗位错误率。本发明与现有技术相比，具有如下优点和有益效果：(1)本发明集项目管理，员工管理，员工考勤管理，图片智能化自动处理，以及工作实时监控分析为一体，提高档案管理和人事管理效率，节约管理成本。(2)本发明加入工作流和ocr图片识别自动处理技术，解决了档案管理流程混乱、档案陈旧破损、丢失，以及图片识别后的人工纠偏问题，达到了高效率、低成本的技术效果。(3)本发明采用电子化智能档案管理系统，功能全面而且操作简单，通用框架可适配于各个档案管理部门，打破人力物力不足的局限，减轻了档案管理部门的压力。(4)本发明的各个工作流的档案状态是后台数据库通过多表连接查询技术进行统一查询、管理的，通过选择的不同信息，管理系统自动检索数据库，将查询出来信息展现给用户，给用户带来很大的灵活性，可以在任何时候增加新的数据类型，为不同实体创建新的表，然后通过连接进行查询。(5)本发明的工作流模块同时采用了缓冲池技术，解决cpu和i/o设备速度不匹配的矛盾，提高cpu和i/o设备的并行性，附图说明图1为本实施例档案电子化智能管理系统结构框图；图2为本实施例档案电子化智能管理系统的业务流程图；图3为本实施例档案电子化智能管理系统的工作流程图。具体实施方式为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。实施例如图1所示，并结合图2所示，本实施例提供一种档案电子化智能管理系统，包括：项目管理模块、员工管理模块、考勤管理模块、工作信息实时获取模块、监控分析模块；如图2所示，本实施例档案电子化智能管理系统的各个用户的权限设置由超级管理员权限进行权限设置，在数据库中设计标记，通过标记判别该用户是否可以拥有该功能权限，本实施例的超级管理员权限为最高权限，分别分配人员管理权限和系统管理权限，其中人员管理权限对员工权限及项目经理权限进行权限分配，项目经理权限只能对员工权限下的工作进行一个部分赋权，工作包括：档案领取、拆分、编码、著录、扫描处理、图片处理、质检、挂接、还原记录、归还记录等；系统管理权限分为数据库管理权限和网络管理权限，其中数据库管理是超级管理员指定各类项目存储的数据库(如：数据库1，数据库2……)，网络管理是各台机器的ip管理，管理用于连接局域网的ip。在本实施例中，项目管理模块包括项目信息定义单元和项目信息管理单元，其中，项目信息定义单元可以针对不同档案类型、不同归档方式、不同年限的档案进行不同的分类管理以及个性化著录字段定义，项目信息定义包括项目字段定义、案卷字段定义、文件字段定义、工作流程定义、图片存储路径定义和图片生成格式定义，并且通过工作流程定义来规定约束工作周期，并自定义图片存储路径以及图片存储格式，统一化图片管理；其中，图片存储路径定义是在每个项目开始前提前设置扫描后生成的电子档案图片的存储路径，方便档案的统一化管理，图片生成格式定义根据各个项目不同的电子化图片存储需求提前设置档案电子化图片所存在的格式(如jpg、png等)，也是方便档案电子化的存储，具体是根据用户自定义选项由系统后台实现。项目信息管理单元是对已定义的项目信息进行查询、修改、删除，以更高效地对接项目单位档案信息和提高著录效率；在本实施例中，项目信息定义单元定义的项目基本信息包括：如项目单位、档案类型、归档方式、年限和项目号等，本实施例的字段自定义包括项目字段定义、案卷字段定义和文件字段定义，分别表示归档方式为项目、案卷或文件，当归档方式为项目时，需设定项目著录字段定义、案卷著录字段定义、文件著录字段定义；归档方式为案卷时，需设定案卷著录字段定义、文件著录字段定义；归档方式为文件时，需设定文件著录字段定义；本实施例的工作流程定义包括：设置档案记录规则：本实施例只定义项目号，案卷号及文件号为自动生成，因为本实施例的整个工作流程作为一个项目，项目归档、案卷归档、文件归档都是一个项目，只需要定义项目号即可；本实施例的工作加工流程定义为：将档案领取设置为首个流程，将档案归还记录设置为最后一个流程，中间加工流程可以自定义顺序，将设置好的加工流程定义存储至数据库，之后加工流程按照预先设置的流程执行。项目信息管理单元进行项目信息的查询、修改和删除，其中，查询功能为：输入项目号、档案类型或者归档方式，本实施例可以采用其中任一种输入方式进行模糊查询，或者同时输入进行精确查询；项目信息数据的修改和删除是通过数据库的修改和删除指令实现的；员工管理模块用于对不同人员进行员工登录、员工角色、员工权限进行设置，对进行档案管理操作的不同工作人员进行一个集中管理，包括员工信息查询单元、员工信息添加单元、员工信息修改单元、员工信息删除单元和员工权限设置单元，根据预设的工作流程设置员工的任务权限，以提高员工的工作效率；其中，员工信息查询单元：输入员工用户号或者员工姓名即可进行查询，员工号和用户姓名都可以进行模糊查询；员工信息添加单元、员工信息修改单元、员工信息删除单元在操作界面直接操作，通过数据库的查询、修改和删除指令实现；员工权限设置单元：选择需要改变权限的用户，调整相应的权限并赋权给对应用户，其中，选择需要改变权限的用户可以采用批量选择的方式；考勤管理模块是对该项目员工每日上下班时间，即在登录系统时间进行打卡记录，可按照所设定的工作日应打卡时间进行统计，并可设置考勤规则进行自动计算餐补、全勤、迟到早退扣罚，包括应打卡时间设置单元、实际打卡设置单元、考勤规则定义单元和考勤信息管理单元；其中，实际打卡是记录员工每天的上下班打卡时间，本实施例可以设置登录系统时间为上班打卡时间，关闭系统时间为下班打卡时间，记录打卡时间为记录系统的当前时间，按照月日、周天、上午、中午、下午、傍晚进行统计，根据超级管理员权限自定义的考勤规则，自动计算餐补、全勤和迟到早退扣罚，考勤信息管理是对员工已经打卡的数据进行修改、删除操作，以提高人事管理效率；在本实施例中，记录的打卡时间存储在后台数据库，每个月末进行读取数据库系统中记录的打卡时间，根据设定的考勤规则，计算出每个员工的考勤数据，并通过视图展现，还能实现打印输出。在本实施例中，工作信息实时获取模块包括档案领取单元和归还记录单元，以及编码单元、拆分记录单元、著录单元、扫描处理单元、图片处理单元、挂接单元、质检单元或还原记录单元中的任意一种或者多种；在本实施例中，档案领取单元用于生成档案领取交接单和档案领取确认单，获取相关的档案信息；归还记录单元用于记录档案归还是否完成；编码单元用于根据不同批次的档案，自动生成档案的批次号；拆分记录单元用于记录领取的档案的拆分结果，生成拆分后的加工流转单；著录单元用于根据不同类型的档案划分为项目著录、案卷著录、文件著录；扫描处理单元用于通过扫描仪将档案以图片方式存储到服务器，并进行偏移旋转、图片统一化命名初步处理；图片处理单元用于将扫描仪所扫描得到的图像，进行自动纠偏、旋转、裁剪、去除黑边后，以及ocr图片识别，将图片转换为文字，并将处理好的图片以pdf文件格式导出，若有错误，生成图片处理问题确认单；挂接单元用于将扫描后的图片和已著录的档案目录进行匹配挂接，挂接是根据扫描后的图片和输入的项目信息进行匹配，生成对应项目在服务器中的完整信息；质检单元用于对档案目录挂接和图片处理的质检，确认系统自动生成的档案目录与实际中的档案目录是否匹配，以及检查目录中的档案图片与实际档案是否匹配；还原记录单元用于记录对应批次的档案工作是否装订还原完成。在本实施例中，监控分析模块包括项目监控单元、批次监控单元和岗位监控单元；其中，项目监控单元包括项目进度计算子单元和项目错误率计算子单元；批次监控单元包括批次进度计算子单元、批次错误率计算子单元和批次效率计算子单元；岗位监控单元包括岗位进度计算子单元、岗位效率计算子单元和岗位错误率计算子单元；项目进度计算子单元用于计算各项目当前完成的档案占总档案数的比例，得到项目进度；项目错误率计算子单元用于计算项目各环节被退回档案页数占总页数的比例，得到项目错误率；批次进度计算子单元用于查看各项目档案加工各环节的详细进度；批次错误率计算子单元用于计算各批次环节被退回档案页数占总页数的比例，得到批次错误率；批次效率计算子单元用于计算日均加工效率；岗位进度计算子单元用于计算各岗位人员已完成档案页数占总页数的比例，得到岗位进度；岗位效率计算子单元用于计算各岗位人员档案加工效率；岗位错误率计算子单元用于计算各岗位人员被退回档案页数占相应岗位人员加工总页数的比例，得到岗位错误率。如图3所示，并结合图1所示，本实施例提供一种档案电子化智能管理方法，包括下述步骤：员工信息管理：设置员工信息和员工权限；项目信息预设：根据不同档案类型、不同归档方式、不同年限的档案进行不同的分类管理以及个性化著录字段定义，并且通过设置工作流程规定工作周期，并设定图片存储路径以及图片存储格式；项目信息管理：对已定义的项目信息进行查询、修改、删除；考勤管理：获取打卡时间，并设置考勤规则进行计算；执行工作任务：根据员工权限不同，员工获取的工作任务不同，按照设定的工作流程执行多种任务处理；监控分析：实时监控档案工作管理情况，汇总档案完成数据进行计算。在本实施例中，执行工作任务根据所述的员工权限不同，所获取的工作任务不同，根据的工作流程定义进行处理，包括档案领取和归还记录，以及编码、拆分记录、著录、扫描处理、图片处理、挂接、质检或还原记录步骤中的任意一种或者多种；其中，档案领取：生成档案领取交接单、档案领取确认单，获取领取时间、项目单位签署时间、加工单位、加工单位签署时间、领取的档案编号等档案信息；档案领取与相应的项目匹配，若中间出现问题，则生成档案领取问题确认单，用于确认档案领取中的出现的问题及解决方案，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；编码：根据不同批次的档案，自动生成档案的批次号；若出现错误或问题，则生成编码问题确认单，用于表述相关问题及解决方案，并退回至设定工作流程的上一任务环节，待上一任务环节问题解决后，即可再次提交到本环节，如若没有错误，则生成相应的档案加工流转单，获得相应的档案信息后，执行设定工作流程的下一任务环节；拆分记录：记录领取的档案的拆分结果，生成拆分后的加工流转单，若有问题，生成拆分结果问题确认单，退回至设定工作流程的上一任务环节；拆分记录方便管理人员检查工作进度，如果拆分过程中遇到缺页漏页等问题，可在此进行登记，如若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；著录：不同类型的档案划分为项目著录、案卷著录、文件著录，若出现问题，生成著录问题确认单，退回本批档案所规定的工作流程中的上一环节，如若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；其中，项目著录逻辑层次为项目-案卷-文件，案卷著录逻辑层次为案卷-文件，文件著录逻辑层次为文件，此三部分内容关联、应用独立；扫描处理：通过扫描仪将档案以图片方式存储到服务器，并进行偏移旋转、图片统一化命名等初步处理，以实现档案的电子化，若出现问题，生成扫描问题确认单，退回本批档案所规定的工作流程中的上一环节，如若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；图片处理：将扫描仪所扫描得到的图像，进行自动纠偏、旋转、裁剪、去除黑边后，进行ocr图片识别，将图片转换为文字，并将处理好的图片以pdf文件格式导出；若出现问题，生成图片处理问题确认单，退回本批档案所规定的工作流程中的上一环节，如若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；本实施例在图片处理后，一些扫描过程中有问题或者本身有问题的档案可以得到改善，例如档案图片中一些黑边以及扫描造成的图片倾斜，可以在图片处理后生成pdf，以便更好地进行ocr识别；挂接：将扫描后的图片与已著录的档案目录进行匹配挂接，挂接是根据扫描后的图片和输入的项目信息进行匹配，生成对应项目在服务器中的完整信息，若出现问题，生成挂接问题确认单，退回本批档案所规定的工作流程中的上一环节，如若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；质检：对档案目录挂接和图片处理的质检，质检用于确认系统自动生成的档案目录与实际中的档案目录是否匹配，以及检查目录中的档案图片与实际档案是否匹配，若出现问题，生成质检问题确认单，退回本批档案所规定的工作流程中的上一环节，如若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；还原记录：用于记录对应批次的档案工作是否装订还原完成，若已完成，将系统中档案的状态修改为已装订还原，若出现问题，生成还原结果问题确认单，退回本批档案所规定的工作流程中的上一环节，如若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；归还记录：记录档案归还是否完成，若出现问题，生成归还结果问题确认单，退回本批档案所规定的工作流程中的上一环节，如若没有错误，完成任务后，生成档案归还确认单，工作任务结束；在本实施例中，各个工作流的档案状态是后台数据库通过多表连接查询技术进行统一查询、管理的，通过选择的不同信息，管理系统自动检索数据库，将查询出来信息展现给用户。本实施例的多表连接查询中主要使用了自连接、内连接、外连接和交叉连接，通过连接运算符可以实现多个表查询，连接是关系数据库模型的主要特点，因为在关系数据库管理系统中，表建立时各数据之间的关系不必确定，把一个实体的所有信息存放在一个表中，当检索数据时，通过连接操作查询出存放在多个表中的不同实体的信息，连接操作给用户带来很大的灵活性，可以在任何时候增加新的数据类型，为不同实体创建新的表，然后通过连接进行查询。在本实施例中，工作流模块同时采用了缓冲池技术解决cpu和i/o设备速度不匹配的矛盾，提高cpu和i/o设备的并行性，对于缓冲池而言，其主要由3种不同类型的缓冲区构成：空闲缓冲区、装满输入数据的缓冲区和装满输出数据的缓冲区，分别通过3个队列进行管理：空缓冲区队列、装满输入数据的缓冲区队列、装满输出数据的缓冲区队列，合理的队列实现是构成缓冲池管理各buffer块的基础，通过可扩展容量的数组实现队列模板，缓冲池的工作方式主要是4种：收容输入、提取输入、收容输出和提取输出，本实施例通过后台控制实现，提高并行性。在本实施例中，监控分析是对整个系统的实时监控，各个人员的工作情况进行实时的监控，以提高员工的工作效率，包括项目监控、批次监控和岗位监控步骤；其中，项目监控步骤包括项目进度计算和项目错误率计算；批次监控步骤包括批次进度计算、批次错误率计算和批次效率计算；岗位监控步骤包括岗位进度计算、岗位错误率计算和岗位效率计算，通过对项目的实时监控，以提高档案管理和员工的工作效率。在本实施例中，项目监控、批次监控和岗位监控步骤可以采用下列表格及公式进行数据计算，具体为：1、项目监控中项目进度的记录表如下表1所示，选择某一项目单位，查看该项目下的完成进度：表1项目进度记录表项目单位启动时间完成时间总页数完成率完成率(项目进度)的计算公式为：完成率＝项目当前完成的档案/项目所有的档案数；2、项目监控中项目错误率的记录表如下表2所示，对同时开展的多个项目进度进行整体监控：表2项目错误率记录表项目单位总页数错误率项目错误率的计算公式为：错误率＝该项目下各环节被退回档案总页数(累计不去重)/总页数；3、批次监控中批次进度的记录表如下表3所示，选择某一项目单位，查看该项目下的档案加工详细进度：表3项目批次记录表4、批次监控中批次错误率的记录表如下表4所示，表4批次错误率记录表领取批次号总页数错误率批次错误率的计算公式为：错误率＝该批次下各环节被退回档案总页数(累计不去重)/总页数5、批次监控中批次效率的记录表如下表5所示，表5批次效率记录表领取批次号领取时间总页数预计归还时间归还时间日均加工效率其中，日均加工效率的计算公式为：日均加工效率＝(归还时间-领取时间)/总页数；6、岗位监控中岗位进度的记录表如下表6所示，选择某一(或全部)项目单位，查看各岗位人员的工作进度：表6岗位进度记录表项目单位岗位姓名当前流转单号当前页数已完成页数完成进度7、岗位监控中岗位效率的记录表如下表7所示，选择某一(或全部)项目单位，查看各岗位人员的工作效率：表7岗位效率记录表项目单位岗位姓名在岗日期加工效率其中，在岗日期＝统计日期-上岗日期；加工效率＝总加工页数/出勤日数；8、岗位监控中岗位错误率的记录表如下表8所示，选择某一(或全部)项目单位，查看各岗位人员的工作错误率：表8岗位错误率记录表项目单位岗位姓名在岗日错误率其中，在岗日＝统计日期-上岗日期；错误率＝该人员被退回档案总页数/该人员加工总页数。本实施例不仅为一些档案记录较多的管理部门提供便捷的档案管理服务，还为其提供了人事管理服务，在能够提高档案管理效率的同时也能有效地提高人事管理效率，节约管理成本，并且加入工作流和ocr图片识别自动处理技术，解决了档案管理流程混乱、档案陈旧破损、丢失，以及图片识别后的人工纠偏问题。上述实施例为本发明较佳的实施方式，但本发明的实施方式并不受上述实施例的限制，其他的任何未背离本发明的精神实质与原理下所作的改变、修饰、替代、组合、简化，均应为等效的置换方式，都包含在本发明的保护范围之内。当前第1页1 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技术特征：
1.一种档案电子化智能管理系统，其特征在于，包括：项目管理模块、员工管理模块、考勤管理模块、工作信息实时获取模块和监控分析模块；
所述项目管理模块包括项目信息定义单元和项目信息管理单元；
所述项目信息定义单元用于根据不同档案类型、不同归档方式、不同年限的档案进行不同的分类管理以及个性化著录字段定义，并且通过设置工作流程规定工作周期，并设定图片存储路径以及图片存储格式；
所述项目信息管理单元用于对已定义的项目信息进行查询、修改、删除；
所述员工管理模块用于对员工信息和员工权限进行设置；
所述考勤管理模块用于获取打卡时间，并设置考勤规则进行计算；
所述工作实时获取模块用于根据员工权限不同，员工获取的工作任务不同，按照设定的工作流程执行多种任务处理；
所述监控分析模块用于对档案工作管理情况进行实时监控，汇总档案完成数据进行计算。
2.根据权利要求1所述的档案电子化智能管理系统，其特征在于，所述项目信息定义单元包括项目字段定义子单元、案卷字段定义子单元、文件字段定义子单元、工作流程定义子单元、图片存储路径定义子单元和图片生成格式定义子单元；
所述项目字段定义子单元、案卷字段定义子单元和文件字段定义子单元用于根据归档方式为项目、案卷或文件时，进行相应的字段定义；所述工作流程定义子单元用于设置档案记录规则，设置工作流程的首尾流程，并定义中间工作流程，将预设后的工作流程存储至数据库。
3.根据权利要求1所述的档案电子化智能管理系统，其特征在于，所述员工管理模块包括员工信息查询单元、员工信息添加单元、员工信息修改单元、员工信息删除单元和员工权限设置单元，根据预设的工作流程设置员工的任务权限。
4.根据权利要求1所述的档案电子化智能管理系统，其特征在于，所述考勤管理模块包括应打卡时间设置单元、实际打卡记录单元、考勤规则设定单元和考勤信息管理单元；
所述实际打卡记录单元用于根据应打卡时间进行打卡时间记录，根据设定的考勤规则，自动计算出每个员工的考勤数据；所述考勤信息管理单元用于对已打卡记录的数据进行修改、删除。
5.根据权利要求1所述的档案电子化智能管理系统，其特征在于，所述工作信息实时获取模块包括档案领取单元和归还记录单元，以及编码单元、拆分记录单元、著录单元、扫描处理单元、图片处理单元、挂接单元、质检单元或还原记录单元中的任意一种或者多种，多个工作任务并行时，采用缓冲池进行数据传输；
所述档案领取单元用于生成档案领取交接单和档案领取确认单，获取相关的档案信息；
所述归还记录单元用于记录档案归还是否完成；
所述编码单元用于根据不同批次的档案，自动生成档案的批次号；
所述拆分记录单元用于记录领取的档案的拆分结果，生成拆分后的加工流转单；
所述著录单元用于根据不同类型的档案划分为项目著录、案卷著录、文件著录；
所述扫描处理单元用于通过扫描仪将档案以图片方式存储到服务器，并进行偏移旋转、图片统一化命名初步处理；
所述图片处理单元用于将扫描仪所扫描得到的图像，进行自动纠偏、旋转、裁剪、去除黑边后，以及ocr图片识别，将图片转换为文字，并将处理好的图片以pdf文件格式导出，若有错误，生成图片处理问题确认单；
所述挂接单元用于将扫描后的图片和已著录的档案目录进行匹配挂接，所述挂接是根据扫描后的图片和输入的项目信息进行匹配，生成对应项目在服务器中的完整信息；
所述质检单元用于对档案目录挂接和图片处理的质检，确认系统自动生成的档案目录与实际中的档案目录是否匹配，以及检查目录中的档案图片与实际档案是否匹配；
所述还原记录单元用于记录对应批次的档案工作是否装订还原完成。
6.根据权利要求1所述的档案电子化智能管理系统，其特征在于，所述监控分析模块包括项目监控单元、批次监控单元和岗位监控单元；
所述项目监控单元包括项目进度计算子单元和项目错误率计算子单元；所述批次监控单元包括批次进度计算子单元、批次错误率计算子单元和批次效率计算子单元；所述岗位监控单元包括岗位进度计算子单元、岗位效率计算子单元和岗位错误率计算子单元；
所述项目进度计算子单元用于计算各项目当前完成的档案占总档案数的比例，得到项目进度；
所述项目错误率计算子单元用于计算项目各环节被退回档案页数占总页数的比例，得到项目错误率；
所述批次进度计算子单元用于查看各项目档案加工各环节的详细进度；
所述批次错误率计算子单元用于计算各批次环节被退回档案页数占总页数的比例，得到批次错误率；
所述批次效率计算子单元用于计算日均加工效率；
所述岗位进度计算子单元用于计算各岗位人员已完成档案页数占总页数的比例，得到岗位进度；
所述岗位效率计算子单元用于计算各岗位人员档案加工效率；
所述岗位错误率计算子单元用于计算各岗位人员被退回档案页数占相应岗位人员加工总页数的比例，得到岗位错误率。
7.一种档案电子化智能管理方法，其特征在于，包括下述步骤：
员工信息管理：设置员工信息和员工权限；
项目信息预设：根据不同档案类型、不同归档方式、不同年限的档案进行不同的分类管理以及个性化著录字段定义，并且通过设置工作流程规定工作周期，并设定图片存储路径以及图片存储格式；
项目信息管理：对已定义的项目信息进行查询、修改、删除；
考勤管理：获取打卡时间，并设置考勤规则进行计算；
执行工作任务：根据员工权限不同，员工获取的工作任务不同，按照设定的工作流程执行多种任务处理；
监控分析：实时监控档案工作管理情况，汇总档案完成数据进行计算。
8.根据权利要求7所述的档案电子化智能管理方法，其特征在于，所述项目信息预设具体包括项目字段定义、案卷字段定义、文件字段定义、工作流程定义、图片存储路径定义和图片生成格式定义；
所述项目字段定义、案卷字段定义和文件字段定义根据归档方式为项目、案卷或文件时，进行相应的字段定义，当归档方式为项目时，设定项目著录字段定义、案卷著录字段定义、文件著录字段定义；归档方式为案卷时，设定案卷著录字段定义、文件著录字段定义；归档方式为文件时，设定文件著录字段定义；
所述项目信息管理中的设置工作流程，包括设置档案记录规则和档案加工流程，设置档案加工流程的首尾流程，并定义中间档案加工流程，将预设后完整的工作流程存储至数据库，之后工作流程按照预先设置的流程执行。
9.根据权利要求7所述的档案电子化智能管理方法，其特征在于，所述执行工作流程包括档案领取和归还记录步骤，以及编码、拆分记录、著录、扫描处理、图片处理、挂接、质检或还原记录步骤中的任意一种或者多种，各个工作流的档案状态采用多表连接查询进行统一查询、管理，通过选择的不同信息，自动检索数据库，将查询结果进行展示；
档案领取：生成档案领取交接单、档案领取确认单，获取档案信息；档案领取与相应的项目匹配，若出现错误，则生成档案领取问题确认单，若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；
编码：根据不同批次的档案，自动生成档案的批次号，若出现错误，则生成编码问题确认单，并退回至设定工作流程的上一任务环节，若没有错误，则生成相应的档案加工流转单，获得相应的档案信息后，执行设定工作流程的下一任务环节；
拆分记录：记录领取的档案的拆分结果，生成拆分后的加工流转单，若有错误，生成拆分结果问题确认单，退回至设定工作流程的上一任务环节，若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；
著录：根据不同类型的档案划分为项目著录、案卷著录、文件著录，若出现错误，生成著录问题确认单，退回设定工作流程的上一环节，若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；
扫描处理：通过扫描仪将档案以图片方式存储到服务器，并进行偏移旋转、图片统一化命名初步处理，若出现错误，生成扫描问题确认单，退回设定工作流程的上一环节，如若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；
图片处理：将扫描仪所扫描得到的图像，进行自动纠偏、旋转、裁剪、去除黑边后，进行ocr图片识别，将图片转换为文字，并将处理好的图片以pdf文件格式导出，若出现错误，生成图片处理问题确认单，退回设定工作流程的上一环节，若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；
挂接：将扫描后的图片与已著录的档案目录进行匹配挂接，所述挂接根据扫描后的图片和输入的项目信息进行匹配，生成对应项目在服务器中的完整信息，若出现错误，生成挂接问题确认单，退回设定工作流程的上一环节，若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；
质检：对档案目录挂接和图片处理的质检，质检用于确认系统自动生成的档案目录与实际中的档案目录是否匹配，以及检查目录中的档案图片与实际档案是否匹配，若出现错误，生成质检问题确认单，退回设定工作流程中的上一环节，如若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节；
还原记录：记录对应批次的档案工作是否装订还原完成，若已完成，将系统中档案的状态修改为已装订还原，若出现错误，生成还原结果问题确认单，退回本批档案所规定的工作流程中的上一环节，若没有错误，完成任务后，执行设定工作流程的下一任务环节。
10.根据权利要求7所述的档案电子化智能管理方法，其特征在于，所述监控分析具体步骤包括：项目监控、批次监控和岗位监控步骤，
项目监控：计算各项目当前完成的档案占总档案数的比例，得到项目进度；计算项目各环节被退回档案页数占总页数的比例，得到项目错误率；
批次监控：查看各项目档案加工各环节的详细批次进度；计算各批次环节被退回档案页数占总页数的比例，得到批次错误率；计算日均加工批次效率；
岗位监控：计算各岗位人员已完成档案页数占总页数的比例，得到岗位进度；计算各岗位人员档案加工效率；计算各岗位人员被退回档案页数占相应岗位人员加工总页数的比例，得到岗位错误率。
技术总结
本发明公开了一种档案电子化智能管理系统及方法，该系统包括项目管理模块、设置员工信息和员工权限的员工管理模块、获取打卡时间并设置考勤规则的考勤管理模块、按照设定的工作流程执行多种任务处理的工作信息实时获取模块，以及对档案工作管理情况进行监控的监控分析模块；项目管理模块包括项目信息定义单元和项目信息管理单元，项目信息定义单元根据不同的档案进行不同的分类管理以及个性化著录字段定义，并且通过设置工作流程规定工作周期，并设定图片存储路径以及图片存储格式；项目信息管理单元对已定义的项目信息进行查询、修改、删除。本发明实现了档案的自定义流程管理和OCR图片识别处理，提高工作效率，节约管理成本。
技术研发人员：龙锦益;肖汕;蔡秋雯
受保护的技术使用者：暨南大学
技术研发日：.10.10
技术公布日：.02.28
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